【事務エキスパートを目指そう】どの職場でも使える、汎用性のあるExcel関数・機能はどれ？

Excelは関数もたくさんあり、どれから強化したらよいのか迷います。私も、はりきってエクセル関数コンプリート的な分厚い本を買いましたが、結局使いませんでした。（4社で事務職として働きましたが、一般事務のレベルだとそこまで複雑な関数は使いません）

そこで、一般的な事務職でも就職時の指標になったり、重宝するスキルにのみ絞って紹介します。

最初にやっておきたいこと

Excelは慣れるまで、色々苦しんだりミスしたりします・・・

以上は私がミスしたことなのですが、どれも「参照」に関することです。

下記を勉強する前に、まずは「絶対参照」「相対参照」、「数式と文字列、数値など形式の違い」などを学んでおくことをお勧めします。

沢山ある関数のうちの一つに過ぎないですが、なぜか派遣の求人にも条件として書いてあることが多いです。実際、VLOOKUPは作業のチェックにも使え、かなり便利です。ある程度のExcelスキルが求められる業務では、必ず使うのではないでしょうか。

この関数だけの本はあまりなく、サイトもそこまで充実していないので、簡単な練習問題を作りました。（説明の分かりやすいサイトも紹介しています。）是非ご活用ください。

これができれば統計関係はなんでもできます。

最初はちょっと戸惑います。実はこれ、プログラミングでも必ず使う考え方なのです。これがマスターできると、ちょっとしたプログラム的なものも作れるようになり、次のマクロにもつながっていきます。

しょっちゅう使います。難しい機能ではないので、早くマスターしてしまうことをお勧めします。

上手に使えると非常に便利、そしてプロっぽいです。しかし、そのマスターは意外と難しく、１つのセルの条件を他のセルにも反映させるときに上手くいかなかったりします。条件を関数で入れられるようになると、様々な用途で使えるようになります。

SUMと似ていますが少し違います。使いどころによっては便利なので覚えておくと良いです。

⑦に関連して、小計が簡単に出せる機能があり、表示・非表示が切り替えられるようになります。

使いこなせると、データ量の多いExcelを見やすくすることができます。

慣れるまで時間がかかりますが、頭で考えると１つずつ数えないとならないようなことが一瞬で算出できるので、仕事が速くなります。

例えば、今日の日付を入れる場所があったとします。日付だけれあれば、「=TODAY」という数式を書くだけですが、「〇月〇日作業実績」のように、〇の部分だけ今日の日付を入れたいときはこうします。「=TODAY & “作業実績”」。

こんなことができるようになると、時短につながりますし、ミスも減ります。ここからマクロにつなげていくのもスムーズです。

上記のようなことがスラスラできるようになったら、ぜひマクロにチャレンジしましょう。きっと世界がかわるはず。

Excel中級を目指すには、こんな順で勉強してみてはいかがでしょうか。

次回は、使う教材やおすすめサイトなど、具体的な勉強方法についてお話していきます。